IT-supporten - detta ska ni tänka på när medarbetarna bytt ut kontoret mot köksbordet

Det här inlägget handlar inte om “IT-nacke" eller ergonomi som det också kallas. Det handlar om det digitala. Allt det där som du som arbetsgivare bör tänka på när majoriteten av dina medarbetarna bytt ut kontoret mot köksbordet.

Att skapa bra rutiner vid hemmajobb kan vara en riktigt match. Som om det inte skulle vara nog med det så är det precis lika viktigt att se till att alla medarbetare har de digitala förutsättningarna som krävs för att de ska prestera bra och säkert - även utanför kontorets trygga lokaler. 

Som arbetsgivare tvingas man att se över allt. Har våra medarbetare tillräckligt digital kompetens för att säkra upp sitt hemmanätverk och uppkopplade enheter i hemmet? Eller behöver vi hjälp? Det kanske har blivit dags för en dialog med er leverantör av IT-support och se till att ni även kan trygga upp personalstyrkan som jobbar hemifrån.

Citat:
”Utmaningarna med hemmajobb är inte bara dålig hållning och plingande notifikationer.”

För oavsett om kvalitén på IT-supporten tidigare varit i toppklass så sätts den på prov när alla medarbetare jobbar på distans. Allt ifrån rutiner och processer till säkerhet och praktiskt bekymmer om hur man skriver ut en rapport utan skrivare hemma. Hemmajobba är inte bara ergonomi. Det handlar precis lika mycket om att sätta rutiner och processer för sånt som vi tidigare kunde samlas runt kaffemaskinen och prata om. Detta ska ni som företag tänka på när era medarbetare jobbar hemifrån!

Olika verktyg för samarbete mellan kollegor
Oavsett om ni använder Slack, Teams, Zoom eller Sharepoint så måste det upprättas processer, regler och rutiner för hur och var ni sparar dokument och filer. Helt enkelt ett formaliserat och standardiserat sätt att arbeta. Det som ni tidigare kunde fråga kollegan bredvid om går inte utan ni löser istället problemet direkt genom egen kreativitet - ni skapar er egna struktur. Med andra ord så ökar hemmajobbande risken för att alla skapar sina egna rutiner - vilket kanske inte alltid gå hand i hand med företagets säkerhetsstrategi. 

Säkerställ att alla använder kritiska program på rätt sätt
Vad har ni för standards när ni genomför Teams-möten på företaget? Eller gör alla på sina egna sätt? Då är dags att sätta upp en checklista för att alla ska göra på samma sätt, vilket gör att det kommer att vara lättare att hålla en hög lägsta standard och undvika individuella lösningar.

Sätt rätt infrastruktur
Att det finns tillräckligt med bandbredd så att ni kan använda sig er av företagets VPNkanaler är kritiskt. Om VPN:n är för långsam riskerar ni att många arbetar utanför den och på så sätt så exponerar de företaget för mer risk. När alla börjar att använda video i högre utsträckning så gäller det att bandbredden är rätt dimensionerad. 

Säkra upp företaget!
Att ha ett säkert hemmanätverk är regeln nummer ett. Har era anställda bytt defaultlösenordet på sina hemmaroutrar? Har de en godkänd brandvägg som är uppdaterad? Vilka routrar har ni godkänt från företaget ur ett säkerhetsperspektiv? Vet era anställda ens hur de byter sitt lösenord på routern där hemma? Tänk på att dåligt skyddade enheter som skrivare, tv eller barnens surfplattor kan vara potentiella säkerhetshot. Så se över allt och byt lösenord regelbundet.

Skrivare och scanners
På kontoret är skrivare och scanners ingenting man tänker på att man behöver. Tills man sitter hemma och måste skriva ut ett dokument. Se till att uppdatera och utbilda era medarbetare i vilka program och tjänster de kan använda för att scanna och skriva ut från hemmakontoret. 

GDPR gäller även hemma 
Bara för att en medarbetare befinner sig i hemmet så berörs de av exakt samma lagar när det gäller GDPR. Det kan handla om att inte låta dokument ligga öppna eller kasta känsliga dokument i soporna utan att köra de igenom en dokumentförstörare. Om känsliga dokument eller en laptop skulle bli stulna vid ett inbrott så kommer medarbetaren att hållas ansvarig. Värt att tänka på.

Ladda ner vår guide och ta del av hur du navigerar mot en säkrare IT-miljö 2021.

Ladda ner guide