Världen förändras. Det vet vi alla. Men på senare tid har den förändrats lite mer än vanligt. Den digitala utvecklingen har skapat möjligheter för att utföra i stort sett vad du vill var du vill. Men ändå har många levt kvar i gamla arbetssätt, tills nu. När världen förändras måste även vi och arbetsplatsen förändras.
Ett större antal företag väljer att genomföra transformationen till en digitalt driven arbetsplats. Vilket inte är så konstigt eftersom både världen och arbetsplatser på många sätt är digitalt drivna.
Men hur går vi till väga för att skapa en digital arbetsmiljö som är säker och funka för alla inblandade? Vilka krav ställer det och vilket ansvar ligger på arbetsgivaren och medarbetaren? Låt oss ta reda på lite om vad det innebär.
En digital arbetsmiljö handlar inte bara om IT-lösningar
Allt är på plats. Mjukvaran och hårdvaran är uppdaterad för att klara av en digital transformation. Allt som gjordes fysiskt tidigare ska nu kunna göras digitalt i alla de enheter som är uppkopplade till verksamheten. Så nu är det bara att köra…Eller?
Förändring är spännande och det är något att behövs. Men det kan vara svårt att få med alla att förändras i samma takt, vissa kanske inte vill förändras alls.
I en digital transformation behöver inte bara arbetsutrustningen och infrastrukturen förändras. Medarbetarna måste även vara med på banan kring det nya arbetssättet. Den digitala utvecklingen måste även understödjas av kommunikation via Change Management. Vilket innebär att alla ska informeras och tas med i processen i ett tidigt skede, dels för att inte skapa någon chock i organisationen, men även för att finna tid till att utbilda och informera successivt. Ni ska tillsammans skapa meningsfullhet i det som håller på att hända. Allt för att det ska bli en mjuk och säker landning.
Högre krav på säkerhet
Under 2019 ökade antalet cyberattacket med 50 %. Ett problem som bara blir mer påtagligt i och med de risker som uppstår när fler och fler jobbar hemifrån is samband med Pandemin. Många företag sickar ut sina anställda i nya arbetsmiljöer som kräver mobila lösningar, något som ökar sårbarheten och risken för attacker.
Det är svårigheten att skapa ett fungerande flöde utefter nya krav och möjligheter som även ska vara säkert som är den stora utmaningen. Det är ingen omöjlighet, men det är något som det ska läggas extra fokus på. Om det inte ska finnas några begränsningar för användaren bör du lägga extra fokus på:
- Att IT-säkerheten uppnår de complience-kraven
- Automatisk kontroll av alla enheter som vill ansluta till systemet
- Alltid använda säkra metoder för uppkoppling
Nu har vi förutsättningarna, men hur implementerar vi detta. Här är fem steg som du bör tänka på i samband med omvandlingen av din verksamhet till ett modernt och digitalt arbetssätt.
5 steg mot en digital arbetsmiljö
Att skapa en digital arbetsmiljö (digital workspace) kräver stor kunskapa, noggrannhet och bra planering. Från ett tekniskt perspektiv är följande fem teg nödvändiga för att lyckas.
1. Anpassa hårdvara och mjukvara baserat på roller
Att skapa en digital arbetsplats handlar inte bara om att förse alla med verktyg som behövs, de behöver verktyg anpassade för sina roller. Här gäller det att sortera i biblioteket av hårdvara och mjukvara för att skapa en riktning och sätta kartan för sömlöst och mer effektivt samarbete.
Vilka verktyg kan du lite på? Om du redan vet det har du kommit en lång bit på vägen. Undersök hur lätta det är att arbeta med, vilka möjligheter som finns och vilka begränsningar som finns samt utreda eventuella kompatibilitetsproblem.
På detta sätt får du ett tydligt ramverk av vilken mjukvara och hårdvara som går att använda samtidigt som det ger ett landskap för IT-supporten att utgå ifrån
2. Koppla ihop trådarna
Samtidigt som du går igenom steg 1 behöver du sätta förutsättningarna för hur de olika delarna i det digitala landskapet ska kunna samverka och kommunicera. Informationen från många olika system ska samlas och sedan förmedlas i användarens gränssnitt och bli förståeliga för medarbetaren. Ett komplext arbete där det gäller att hålla tungan rätt i mun för att kunna koppla samman en hållbar IT-infrastruktur på ett tydligt sätt samtidigt som det även ska vara säkert och öppna upp för så låg sårbarhet som möjligt. Men har man gjort sin läxa och har kartan klar för sig finns det goda förutsättningar.
När väl alla trådar är ihopkopplade och allt är synkat, se till att ha en backup, för skulle det finns en säkerhetsrisk, så ska det vara enkelt att återställa.
3. Sätt en strategi för enheterna
I stort sett alla i en organisation arbetar med olika saker, de har olika behov och olika befogenheter. Så varför ska alla ha samma uppsättning av utrustning och arbeta i samma program? Det finns ju egentligen ingen logisk förklaring till det. Sätt upp kartan och strategin för hur den digitala arbetsplatsen ska utformas. Hur ser verksamheten ut? Var ska informationen lagras, vilka ramverk ska användas, vad är tillåtet, vilka roller finns i organisationen etc.
Skissa ner hur allt ska se ut och vilka möjligheter som ska finnas. T.ex. ska anställda kunna koppla upp sina privata mobiler mot den digitala arbetsplatsen? vad ska man kunna göra hemifrån? Vad ska en chef på mellannivå ha för befogenheter? Får alla med på banan och skapa de digitala möjligheterna efter detta.
Få med alla på banan kring vad som gäller och stöd upp det med tydliga nedskrivna policies.
4. Mjukvara - Utvärdera, hantera, kassera?
Du kanske har den senaste och mest uppdaterade mjukvaran just nu. Men mjukvara är levande och kan förändras snabbt. Därför behöver all mjukvara ständigt utvärderas, dels sett till vem som ska använda den, men även för att se till att den är säker och inte sårbar för cyberattacker.
Sätt metodiken centralt och utvärdera kontinuerligt och utifrån funktion. Vad ska vi fortsätta använda? Vad behöver läggas till? Vad behöver uppdateras? Om mjukvaran utför ett allt för stort hot bör den kasseras.
Att göra detta både ökar säkerheten och minimerar kostnaderna.
5. Se till att alla får support
Nu är vi igång. Vi har tänkt på allt och skapat en hållbar och säker infrastruktur för både hårdvara och mjukvara samt fått med medarbetarna på banan. Det är nu det riktiga jobbet börjar!
I och med starten på den nya verkligheten för din organisation krävs en trycktestning av systemen. Nu är det givetvis inte så att allt händer från en dag till en annan. Men när allt väl är igång så krävs det ju att det funkar. Då är det vitalt med en väl fungerande support som ska se till att allt flyter på bra. De ska testa problem och avhjälpa dem. Men framförallt ska de supportera användarna och se till att tiden som systemen ligger nere blir så kort som möjligt. En bra support kan antingen finnas internt eller anlitas som extern service.
Ta hjälp om det behövs
Vägen mot förändring kan var lång, men i slutändan är det värt det. För att hålla fast vid gamla rutiner kommer bara innebära att själva förändringen tar längre tid, för alla ska på ett eller annat sätt ta sig in i den digitala eran fullt ut.
Hoppas att detta har gett dig en bra fingervisning om vad det innebär att gå över till ett digitalt arbetssätt och att du inte tvekar på att ta steget. Tveka inte att ta hjälp om det är något som känns osäkert, för det finns experter inom området som kan guida dig på vägen och ta det tunga lasset mot att din organisations ska bli digitalt självgående och fortsätta växa, på väg in i framtiden.
