Referenstagning den sista pusselbiten

Viveka Brynbo jobbar som Rekryteringskonsult på Experis i Stockholm. Med över 15 års erfarenhet av rekryteringar och många trogna kunder är hon en av Experis mest seniora rekryterare.

Referenstagning den sista pusselbitenVi talade med Viveka om referenstagning, en viktig pusselbit i arbetet att hitta rätt kandidat. Vad ska du tänka på när du ringer för att ta referenser och vilka frågor brukar Viveka själv ställa?

- Rätt kandidat har jag hittat när både kunden och kandidaten tycker att det känns 100 procent rätt och referenstagning är en del av processen som leder mig dit.

En rekrytering omfattar både intervju, tester och referenstagning, och i majoriteten av rekryteringarna ligger referenstagningen sist. Målet är att få en samlad bild av kandidaten, berättar Viveka. Intervjuer, tester och referenstagning måste passa ihop. Viveka liknar det vid att hon lägger pussel, och varje bit måste passa in.

- Under en referenstagning speglar jag de intrycken jag har fått tidigare av kandidaten, för att se om referensen ger en liknande bild av kandidaten som kandidaten själv har gett, säger Viveka.

Viveka ställer alltid öppna frågor under en referenstagning, och låter svaret utgöra grunden för fortsatta frågor.

- Jag vill alltid höra referensens egna ord. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att ord betyder så olika för olika människor, och jag måste förstå den kontext som en referent sätter ett ord i. Till exempel om kandidaten Anna har beskrivit sig som noggrann och en referens säger att hon är mer åt det slarviga hållet, då måste jag ställa mer frågor för att förstå varför de använder så motsatta ord.

Det händer att två personer har helt olika uppfattning, men ofta lägger de olika innebörd i orden, menar Viveka.

Referenstagningen anpassar Viveka alltid efter kandidaten, den tilltänkta tjänsten och de egenskaper som kunden har efterfrågat. Men en vanlig inledning är att hon frågar vad som är det första som dyker upp när hon säger kandidatens namn.

- Det öppnar sinnet! Jag brukar också be referenten berätta om ett tillfälle då kandidaten gjorde extra bra ifrån sig.

En referenstagning tar 30-60 minuter och Viveka brukar ringa en kandidats referenser när det är en kandidat kvar.

- Det är problematiskt att ta referenter tidigare under en process. Eftersom jag rekryterar chefer och specialister är ofta deras referenter också höga chefer, och det kan vara en utmaning att få referensen att hitta och ta sig tid.

Om Viveka
Viveka Brynbo har 15 års erfarenhet av rekryteringar av chefer, specialister och ledare på executivenivå. Nyckelkompetensen ligger inom marknad/försäljning/administration men Viveka har genomfört rekryteringar inom samtliga branscher, inom såväl privat som offentlig sektor. De senaste åren har Viveka även jobbat mycket mot Life Science.

Experis rekryteringsmetodik är ISO-certifierad och så även de referensmallar som Experis använder sig av. Viveka beskriver dem som basmallar, som hon sedan utformar specifikt utifrån varje kandidat.