Referenstagning den sista pusselbiten

Caroline Magnusson jobbar som Rekryteringskonsult på Experis Väst. Med över 13 års erfarenhet av rekryteringar och många trogna kunder är hon en av Experis mest seniora rekryterare.

Vi talade med Caroline om referenstagning, en viktig pusselbit i arbetet att säkerställa rätt kandidat. Vad ska du tänka på när du ringer för att ta referenser och vilka frågor brukar Caroline själv ställa?

En rekrytering omfattar både search, intervjuer, tester och referenstagning, och i majoriteten av rekryteringarna ligger referenstagningen sist. Målet är att få en samlad bild av kandidaten, berättar Caroline. Det ska finnas en röd tråd som går genom intervjuer, tester och referenstagning.


- Under en referenstagning säkerställer jag att kandidatens färdigheter och personliga egenskaper speglar de intrycken jag har fått tidigare av kandidaten, och om referenten ger en liknande bild av kandidaten som kandidaten själv har gett, säger Caroline.

Caroline ställer alltid öppna frågor under en referenstagning, och låter svaret utgöra grunden för följdfrågor.

- Jag vill alltid höra referentens egna ord. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att ord betyder så olika för olika människor, och jag måste förstå den kontext som en referent sätter ett ord på. Till exempel om kandidaten har beskrivit sig som rationell och en referent säger att hen är mer åt det emotionella hållet, då måste jag ställa följdfrågor för att förstå varför de använder så motsatta ord.

Det händer att två personer har helt olika uppfattning, men ofta lägger de olika innebörd i orden, menar Caroline.

Referenstagningen skräddarsyr Caroline alltid efter kravprofilen för den tilltänkta tjänsten, där hon fokuserar på kandidaten och de kompetenser och egenskaper som kunden har efterfrågat. Men en vanlig inledning är att hon frågar vad som är det första som dyker upp när hon säger kandidatens namn.

- Det öppnar sinnet! Jag brukar också be referenten beskriva hur kandidaten har agerat i olika sammanhang som är relevanta för tjänsten och nämna tillfällen då kandidaten har gjort extra bra ifrån sig.  

En referenstagning tar ca 45–60 minuter och Caroline brukar ringa referenser på slutkandidaten i processen.

- Det är problematiskt att ta referenser tidigare under en process. Eftersom jag rekryterar chefer och specialister har kandidaten ofta en nyckelroll och det är känsligt att både öppna upp kandidaten och att överanvända dess referenter om den inte är slutkandidat.

Är det en ledare som ska tillsättas vill jag ofta ha ett 360-perspektiv och få chef, ledningsgruppskollega och medarbetares samlade bild.

Jag bokar alltid in en tid med referenten så att den är väl förberedd och har avsatt tillräckligt med tid. Förutom att lyssna på referenternas svar är det lika viktigt att lyssna på vad de inte säger. Får du inte en komplett bild? Be om ytterligare referenser!

Om Caroline
Caroline Magnusson har 13 års erfarenhet av rekryteringar av chefer, specialister och ledare på executive nivå. Nyckelkompetensen ligger inom finance men Caroline har genomfört rekryteringar inom samtliga branscher, inom såväl privat som offentlig sektor.


Experis rekryteringsmetodik är ISO-certifierad och så även de referensmallar som Experis använder sig av. Viveka beskriver dem som basmallar, som hon sedan utformar specifikt utifrån varje kandidat.

Ladda ned din guide här